In qualità di titolare o capo officina, la routine quotidiana della vostra autofficina comprende la programmazione di numerose richieste di appuntamento ogni giorno, per telefono, e-mail o altri canali.
Organizzare l’autofficina non è così facile:
Avere un’organizzazione efficiente della propria officina e/o carrozzeria può sembrare molto semplice, tuttavia l’organizzazione degli appuntamenti è solo una piccola parte delle vostre attività.
Come titolare o capo officina dovete essere multitasking. Per programmare gli appuntamenti è necessario sapere: quali sono le fasce orarie libere, quali sono compatibili con gli orari dei meccanici e dei carrozzieri, quando sono disponibili le attrezzature necessarie (ponte, strumenti di diagnosi, cabina di verniciatura, ecc.) e infine verificare che le parti di ricambio e gli elementi per sistemare la carrozzeria siano in magazzino o in consegna per garantire i tempi dell’intervento.
Utilizzare un’agenda cartacea per gestire tutto questo può diventare un vero incubo. Purtroppo, molte officine non utilizzano il sistema di pianificazione disponibile nei loro software di fatturazione e gestione.
Pianificazione degli appuntamenti nel vostro DMS:
Nella maggior parte dei software gestionali è integrata una pianificazione per semplificare e ottimizzare l’organizzazione dell’officina.
L’utilizzo di un’agenda digitale vi permette di avere una visione globale e completa per una programmazione degli appuntamenti efficiente, rapida e senza errori.
L’ottimizzazione delle risorse è garantita. In questo modo la cancellazione, il rinvio o la modifica di un appuntamento può essere effettuata in modo semplice e rapido. Guadagnerete in efficienza e migliorerete il rapporto con i vostri clienti.
Gestire l’officina non è mai stato così facile:
L’utilizzo di una pianificazione digitale degli appuntamenti facilita la condivisione delle informazioni con tutto il team dell’officina (cosa molto più complicata quando si tratta di un taccuino) e le informazioni inserite quando si fissa un appuntamento saranno utili e faranno risparmiare tempo prezioso quando il cliente arriverà in officina.
L’agenda digitale migliora la gestione della vostra officina, la produttività dei vostri dipendenti, meccanici, carrozzieri e la soddisfazione dei vostri clienti.
Solware Auto offre questa funzione nel suo software di gestione winmotor next. La programmazione degli appuntamenti di winmotor next semplifica l’organizzazione del lavoro e l’accoglienza dei clienti.
In pochi passaggi, la funzionalità di pianificazione degli appuntamenti offre:
- Condivisione del calendario tra i dipendenti dell’officina;
- Posizionamento dell’appuntamento ottimizzato grazie alla stima del carico di lavoro dell’officina e delle richieste dei clienti;
- Programmazione degli appuntamenti facile e veloce (inserimento delle richieste, indicatori personalizzati);
- Gestione dei veicoli di cortesia a partire dall’appuntamento (pianificazione del prestito del veicolo, indicatori di colore personalizzati).
Vantaggi per l’utente:
- Velocità in fase di registrazione dell’appuntamento;
- Registrazione dell’appuntamento assistita grazie agli indicatori sulla tabella di carico di lavoro dell’officina;
- Navigazione fluida tra i diversi appuntamenti;
- Realizzazione di vendite aggiuntive non appena l’appuntamento è fissato.
Vantaggi della condivisione:
- Programmazione disponibile per tutti i dipendenti che si occupano del cliente;
- Informazioni e commenti accessibili a tutti i dipendenti coinvolti nel processo dell’appuntamento (segretaria, capo officina, meccanico, ecc…);
- Contributo dei dipendenti che lavorano alla preparazione dell’appuntamento e all’accettazione del veicolo (qualificazione degli interventi, stima del peso delle richieste);
Utilizzate l’agenda nel vostro software gestionale, anche se avete familiarità con l’agenda cartacea. Questa funzionalità è a vostra disposizione per semplificare l’organizzazione e migliorare la produttività della vostra attività. Con l’agenda degli appuntamenti, niente più duplicati e cancellazioni.
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