Sinds begin 2021 moeten bedrijven hun facturen elektronisch naar overheidsinstanties sturen via Chorus Pro.
Oorspronkelijk gepland om vanaf juli 2024 voor alle bedrijven van kracht te worden, is deze transitie uitgesteld tot 1 september 2026, de datum die is vastgelegd in de Financieringswet 2024.
Het ontvangen van elektronische facturen wordt verplicht voor alle BTW-geregistreerde bedrijven die in Frankrijk gevestigd zijn.
De overstap naar elektronische facturatie in Frankrijk heeft tot doel de administratieve processen te moderniseren en te vereenvoudigen. Verschillende redenen hebben echter tot uitstel van deze transitie geleid. De Franse autoriteiten hebben dit besluit genomen om bedrijven in staat te stellen zich op deze grote verandering voor te bereiden.
Dit uitstel geeft bedrijven ook de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe technische en wettelijke vereisten met betrekking tot elektronische facturering, maar verandert niets aan de doelstelling van de leidinggevende.
Waarom dwingt de overheid bedrijven om elektronisch te factureren?
- Om belastingfraude te bestrijden
- Het verlagen van de kosten door het automatiseren van de monitoring van BTW-aangiften. Om bedrijven te motiveren om de productiviteit te verbeteren
- Om de kennis van de zakelijke omgeving te verbeteren
- Om aan een vraag van de Europese Commissie te voldoen en de procedures in de lidstaten te standaardiseren.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een bedrijf?
E-facturering – Elektronische facturen uitgeven en ontvangen:
Bedrijven moeten elektronische facturen uitreiken die voldoen aan de industrienormen en elektronische facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen.
De Financiënwet 2024 heeft een herzien schema vrijgegeven voor bedrijven die hieraan onderworpen zijn
- eis: grote bedrijven moeten uiterlijk 1 september 2026 voldoen (in plaats van 1 juli 2024),
- middelgrote bedrijven per 1 september 2026 (in plaats van 1 januari 2025),
- en zowel kmo’s als micro-ondernemingen tegen 1 september 2027 (in plaats van 1 januari 2026).
Mkb’s en kleine bedrijven moeten tegen 1 september 2026 elektronische facturen kunnen ontvangen.
e-rapportage – Facturatiegegevens verzenden:
Bedrijven moeten de Belastingdienst gegevens sturen over verkopen binnen de EU, transacties met particulieren en betalingsgegevens.
E-rapportage volgt het schema voor e-facturering.
Keuze van gecertificeerd platform:
BTW-plichtige bedrijven kunnen kiezen of ze hun elektronische facturen rechtstreeks uitreiken en ontvangen via het openbare factureringsplatform van de Franse overheid, of via gecertificeerde en door de Franse overheid goedgekeurde partnerdematerialisatieplatforms.
Nieuwe vereisten voor e-facturen:
Elektronische facturen moeten nu naast de standaardinformatie extra informatie bevatten, waaronder het SIREN-nummer van de klant, het aflever- of serviceadres, de aard van de transactie en de optie voor btw-betaling op debiteringen.
Hoe wordt de hervorming geïmplementeerd?
Bedrijven zullen geen facturen meer naar elkaar kunnen sturen. In plaats daarvan zullen ze gebruik moeten maken van een of meer platforms voor het verzenden van facturen.
Alle vereiste gegevens moeten uitsluitend naar het Public Billing Portal worden gestuurd, dat als enig contactpunt voor de afdeling Overheidsfinanciën dient. De verschillende platforms kunnen nog steeds met elkaar communiceren.
Bedrijven kunnen een van de volgende twee opties kiezen om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen: een Partner Dematerialisatie Platform, een goedgekeurde online dienst van de overheid. Dit online platform kan hetzelfde zijn als het platform dat wordt gebruikt door leveranciers of een apart platform. Bedrijven zullen voor deze diensten moeten betalen om facturen van hun klanten bij de ontvangende bedrijven af te leveren.
De Chorus Pro Public Invoicing Portal, ook bekend als PPF, is het door de overheid goedgekeurde platform dat kosteloos factuurgegevens verzamelt en verzendt naar de belastingdienst.
Dematerialisatie Operators zijn niet gecertificeerd door de overheid, maar bieden elektronische facturatiediensten aan die vertrouwen op PPF om facturen uit te reiken en te ontvangen.
Wat zijn de gevolgen voor Franse autoreparateurs?
IT-systemen: Garages zullen moeten investeren in IT-systemen (DMS) die elektronische facturen kunnen genereren in overeenstemming met de normen van de Franse belastingdienst. Dit vereist software-upgrades of de aanschaf van een DMS dat hieraan voldoet.
Opleiding van personeel: werknemers moeten worden opgeleid om de nieuwe DMS-functies voor elektronische facturering en de verschillende platforms (PDP, PPF, OD) te gebruiken.
Gegevensbeheer : Garages zullen ervoor moeten zorgen dat de oplossingen die ze aanbieden gebaseerd zijn op veilige platforms om de bescherming van de gegevens van de elektronische facturen te garanderen. Dit vereist passende beveiligingsmiddelen en het kiezen van de juiste partners om elk risico op gegevensinbreuk te vermijden.
Bescherming van het milieu: elektronische facturatie helpt het milieu te beschermen door het gebruik van papier te verminderen. Dit maakt deel uit van een ecologische aanpak die steeds belangrijker wordt voor zowel bedrijven als consumenten.
Wat zijn de voordelen voor Franse bedrijven?
- Administratieve vereenvoudiging: Elektronische facturatie zal het gebruik van papier aanzienlijk verminderen, wat administratieve processen vereenvoudigt door ze te digitaliseren.
- Verbeterde cashflow: Snellere verwerking en kortere betalingstijden zullen de cashflow van garages verbeteren.
- Commerciële uitwisselingen vergemakkelijken: Snellere en veiligere verzending van facturen zal commerciële uitwisselingen met klanten en leveranciers vergemakkelijken.
- Traceerbaarheid en beveiliging van transacties: Elektronisch factureren biedt een betere traceerbaarheid en beveiliging van transacties, wat de authenticiteit en integriteit van facturen garandeert.
- Kostenbesparing: Door het printen, verzenden en archiveren van papier te elimineren, kunnen garages de terugkerende kosten voor factuurbeheer verlagen.